Cestovní náhrady - pracovní cesta jiným než služebním vozidlem
Jaroslava Pfeilerová
V tomto textu navazujeme na výklad v souvisejících článcích: Cestovní náhrady - obecná ustanovení, Cestovní náhrady - tuzemská pracovní cesta a Cestovní náhrady - zahraniční pracovní cesta.
Článek jsme rozdělili na dvě části, v první se zabýváme cestovními náhradami, které náleží zaměstnanci při použití motorového vozidla (s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem). Ve druhé části popisujeme problematiku uplatňování výdajů (nákladů), které si může daňově uplatnit podnikající fyzická osoba (OSVČ).
NahoruPracovní cesta zaměstnance
Jednou z cestovních náhrad, kterou je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě, jsou náhrady jízdních výdajů podle pravidel stanovených v §§ 157 až 160 ZP, zákoníku práce. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na tom, že k pracovní cestě použije jiné než služební vozidlo. Jedná se například vozidlo:
-
v osobním majetku zaměstnance,
-
které má zaměstnanec pronajato (za úplatu),
-
zaměstnancem bezplatně vypůjčené (např. od rodičů, přátel apod.).
Služebních vozidel (tj. vozidel v majetku zaměstnavatele nebo zaměstnavatelem pronajatých) se zákoník práce netýká a uplatnění nákladů vzniklých při použití těchto služebních vozidel je řešeno zákonem o daních z příjmů.
NahoruNáhrada za použití jiného než služebního vozidla
Zaměstnanci náleží za každý ujetý kilometr částka odpovídající součtu sazby základní náhrady a náhrady spotřebované PHM. Náhrada bude vypočtena následujícím způsobem:
sazba základní náhrady + (spotřeba vozidla x cena PHM)
100
NahoruSazby základní náhrady
Sazby základní náhrady jsou stanoveny vyhláškou MPSV. Pro rok 2017 je platná vyhláška 440/2016 Sb., která stanoví následující sazby:
-
1,10 Kč při použití jednostopých vozidel a tříkolek (např. motocyklu),
-
3,90 Kč při použití osobních silničních motorových vozidel,
-
7,80 Kč při použití nákladních automobilů, autobusů a traktorů.
Tyto částky představují náhradu poskytovanou za to, že při jízdách dochází k amortizaci vozidla, zaměstnanec u tohoto automobilu provádí opravy, kupuje náhradní díly, vyměňuje olej apod. Sazby základní náhrady nezávisí na pořizovací ceně automobilu. Pro nepodnikatelskou sféru jsou vyhláškou stanovené sazby základní náhrady závazné. V podnikatelské sféře mohou být sazby základní náhrady libovolně zvyšovány, jedná se však o nadlimitní plnění, které podléhá dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.
Někteří zaměstnavatelé hradí svým zaměstnancům kromě sazby základní náhrady i jiné položky, např. za umytí vozidla, výměnu olejů, výměnu pneumatik apod. Pokud je zaměstnanci toto nadlimitní plnění poskytnuto, je nutné jeho hodnotu zahrnout do příjmů zaměstnance podléhajících dani z příjmů ze závislé činnosti a odvodům zákonného pojistného.
Zákoník práce stanoví povinnost poskytnout zaměstnanci při použití nákladního vozidla sazbu základní náhrady ve výši dvojnásobku sazby stanovené pro osobní automobily (tj. 7,80 Kč). Pro zjištění, o jaký druh vozidla se jedná, je však potřebné nahlédnout do technického průkazu ("TP"). Některá vozidla bývají zaměstnavatelem posouzena jako "osobní", ale v technickém průkazu jsou zařazena jako "nákladní" (např. vozidlo s "mřížkou").
NahoruSilniční daň
Ve vazbě na použití "nákladního" vozidla při pracovní cestě je potřebné připomenout související informaci o silniční dani. Plátcem daně silniční za nákladní vozidlo použité při pracovní cestě není zaměstnavatel, ale provozovatel zapsaný v technickém průkazu vozidla – nejčastěji zaměstnanec. Pokud za zaměstnance zaplatí silniční daň zaměstnavatel, jde z jeho pohledu o daňově neúčinný náklad (daň placená za jiného poplatníka).
Zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použil k pracovní cestě vlastní automobil pick-up. Podle údajů uvedených v TP se jedná o nákladní vozidlo, proto bude sazba základní náhrady ve výši 7,80 Kč. Vozidlo bylo použito na území ČR k podnikání a z toho důvodu podléhá silniční dani, kterou hradí sám zaměstnanec (případně jiná osoba, která je uvedena v technickém průkazu jako provozovatel motorového vozidla).
NahoruPoužití přívěsu k motorovému vozidlu
Použije-li zaměstnanec při pracovní cestě k motorovému vozidlu přívěs, zvýší se sazba základní náhrady o 15 %. Není přitom rozhodující, zda jde o přívěs v majetku zaměstnance nebo zaměstnavatele.
Někteří zaměstnavatelé chybně zvýší o 15 % nejen sazbu základní náhrady, ale součet sazby základní náhrady a spotřeby PHM.
Při pracovní cestě bylo se souhlasem zaměstnavatele použito motorové vozidlo zaměstnance s přívěsem.
Celkem bylo ujeto: 600 km
Sazba základní náhrady: 3,90 Kč
Spotřeba PHM na 1 km: (cena PHM 30 Kč x průměrná spotřeba 7 l/100 km)/100 = 2,10 Kč
Zvýšená sazba základní: (3,90 Kč + 15 %) = 4,485 Kč
Správná náhrada: 600 x (4,485 Kč + 2,10) = 3 951 Kč
Spotřeba PHM (2,102 Kč) nesprávně zvýšená o 15 %: 2,415 Kč
Chybná náhrada, kdy je o 15 % zvýšena také spotřeba PHM: 600 x (4,485 + 2,415) = 4 140 Kč
V uvedeném příkladu je vyčíslen jen malý rozdíl ve výši 189 Kč (4 140 – 3 951), ale v součtu za celé období může mít předmětné pochybení zjištěné správcem daně pro podnikatele velmi negativní finanční dopad.
NahoruCena PHM
Zaměstnanec má právo sám se rozhodnout, zda pro účely stanovení náhrady prokáže cenu PHM dokladem o nákupu nebo zda využije průměrnou cenu stanovenou vyhláškou MPSV.
NahoruCena prokázaná zaměstnancem
Bude-li zaměstnanec cenu PHM prokazovat, předloží zaměstnavateli doklad o nákupu, ze kterého je zřejmá souvislost s pracovní cestou (zaměstnanec obvykle předloží doklad z čerpací stanice). Pří výpočtu zaměstnavatel vychází z ceny včetně DPH.
Pokud zaměstnanec předloží více dokladů o nákupu PHM (zejména při delších pracovních cestách), vychází zaměstnavatel z ceny zjištěné aritmetickým průměrem z cen uvedených na doložených dokladech.
V praxi se občas můžeme setkat s případy, kdy zaměstnanec prokáže cenu PHM jedním dokladem, paní účetní propočítá, kolik kilometrů ujel zaměstnanec za PHM prokázané dokladem o nákupu, a pokud nakoupené PHM celou cestu nepokryjí, vypočítá za zbývající kilometry náhradu s použitím průměrné ceny (podle vyhlášky MPSV). Jde o nesprávný postup, protože zaměstnanec dokladem o nákupu prokazuje cenu PHM v době konání pracovní cesty, nikoli množství PHM. K prokázání ceny i při delších pracovních cestách postačí předložení jednoho souvisejícího dokladu.
NahoruPrůměrné ceny PHM
Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, vypočte zaměstnavatel náhradu z průměrné ceny stanovené vyhláškou MPSV. Způsob určení ceny PHM si zvolí podle svého uvážení zaměstnanec, který může s těmito možnostmi i kalkulovat a v době, kdy budou ceny PHM klesat, bude při stanovení náhrady vycházet z ceny stanovené vyhláškou a naopak. Pokud vyhláška nebude průměrnou cenu některé PHM obsahovat, musí být cena doložena dokladem o nákupu. Tato situace nastane např. při využívání LPG. Pokud tedy zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije vozidlo na LPG, musí pro účely stanovení náhrady za spotřebovanou PHM cenu tohoto paliva prokázat.
V případě využití průměrné ceny PHM platí pro rok 2017 vyhláška MPSV č. 440/2016 Sb., která stanoví:
NahoruSpotřeba PHM silničního motorového vozidla
Zaměstnanec je povinen zaměstnavateli předložit TP silničního motorového vozidla použitého k pracovní cestě. Ve většině případů si zaměstnavatel pro zjednodušení práce pořídí fotokopii tohoto technického průkazu. Pokud však zaměstnanec s pořízením fotokopie dokladu nesouhlasí (s odvoláním na zákon o ochraně dat), vystačí zaměstnavatel s výpisem údajů z technického průkazu.
Pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel použije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie (např. 93/116/ES, 1999/116/ES, 2004/3/ES, EU/692/2008, EU/566/2011, EU630/2013, EU195/2013). Údaje o spotřebě jsou v technickém průkazu uvedeny v jednom řádku, pro výpočet náhrady se použije třetí údaj (ve středové hodnotě).
Pokud technický průkaz vozidla nebude obsahovat údaj pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie, vypočte zaměstnavatel průměrnou spotřebu aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.
V některých technických průkazech nejsou uvedeny žádné údaje o spotřebě motorového vozidla. Zaměstnanci, který je majitelem takového vozidla, přísluší náhrada za PHM, jen pokud spotřebu prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu. Mnozí účetní i zaměstnanci však uvádějí, že obstarání technického průkazu shodného vozidla se shodným objemem válců je dosti problematické. Další možností je doplnění údaje o spotřebě do technického průkazu příslušným dopravním inspektorátem.
Vzhledem k tomu, že zaměstnanci náleží náhrada výdajů za PHM, jen pokud je spotřeba prokázána, doporučuje se, aby se před schválením použití vozidla zaměstnance k pracovní cestě zjistilo, zda technický průkaz obsahuje údaje o spotřebě vozidla – nebo zda je zaměstnanec schopen prokázat spotřebu vozidla náhradním způsobem. Bez údaje o spotřebě by náhrada nešla vypočítat.
Zaměstnanec po dohodě se zaměstnavatelem vykonal tuzemskou pracovní cestu vlastním vozidlem. Při výpočtu náhrady zaměstnavatel vycházel:
-
ze sazby základní náhrady na jeden kilometr stanovené vyhláškou MPSV ve výši 3,90 Kč,
-
z údaje v TP vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz (ES 1999/100) - 8.0/5,2/6,2 (první údaj uvádí spotřebu PHM ve městě, druhý na dálnici a třetí uvádí údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz),
-
vzhledem k tomu, že zaměstnanec nepředložil doklad o nákupu PHM, vycházel zaměstnavatel z ceny automobilového benzinu (95 oktanů) stanovené vyhláškou MPSV ve výši 29,50 Kč,
-
z délky pracovní cesty: 400 km.
Výpočet náhrady na jeden kilometr: 3,90 + (29,50 x 6,2)/100 = 5,729
Výpočet náhrady celkem: 5,729 x 400 = 2 291,60 Kč
Zaměstnanec vykonal pracovní cestu na území ČR v délce 600 kilometrů a zaměstnavateli předložil více dokladů o nákupu PHM, na kterých byly uvedeny ceny (včetně DPH): 31,50 Kč, 32,00 Kč, 30,50 Kč, 31 Kč.
Zaměstnavatel ze všech předložených dokladů vypočetl cenu PHM aritmetickým průměrem ve výši 31,25 Kč: (31,50 + 32,00 + 30,50 + 31)/4.
Vzhledem k tomu, že technický průkaz vozidla neobsahoval údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem ES, vycházel zaměstnavatel z aritmetického průměru vypočteného ze všech hodnot o spotřebě uvedených v TP.
Výpočet: (7,4 + 7,6 + 7,8)/3 = 7,60 litru na 100 km
Výpočet náhrady za 1 kilometr jízdy: 3,90 + (31,25 x 7,6)/100 = 6,275
Výpočet náhrad jízdních výdajů (zaokrouhlení podle § 183 odst. 5 ZP): 600 x 6,275 = 3 765 Kč
NahoruNáhrada za PHM v cizí měně
Zaměstnanec, který vykoná vlastním vozidlem pracovní cestu v zahraničí, má za kilometry ujeté mimo území ČR nárok na náhradu PHM v cizí měně.
Zaměstnavatel vyslal zaměstnance pana Nováka na pracovní cestu jeho vlastním osobním automobilem do Německa. Zaměstnanec ujel na území ČR celkem 400 km a na území Německa 800 km. Průměrná spotřeba PHM uvedená v technickém průkazu činí 7 l/100 km. Zaměstnanec doložil doklady o nákupu PHM, na kterých byla uvedena cena PHM nakoupených v ČR ve výši 31,50 Kč a cena PHM nakoupených v Německu ve výši 1,35 EUR.
Výpočet náhrady za spotřebovanou PHM v ČR:
-
náhrada PHM na 1 kilometr ujetý na území ČR: (31,50 x 7)/100 = 2,205 Kč,
-
náhrada PHM za cestu v ČR celkem: 400 x 2,205 = 882 Kč.
Výpočet náhrady za spotřebované PHM v Německu:
-
náhrada PHM na 1 kilometr ujetý na území Německa: (1,35 x 7)/100 = 0,0945 EUR,
-
náhrada PHM za cestu na území Německa celkem: 0,0945 x 800 = 75,60 EUR.
Výše sazby základní náhrady za celou pracovní cestu (ČR + Německo): 1 200 x 3,90 = 4 680 Kč
Zaměstnanci náleží náhrady:
Zákoník práce v § 167 ZP připouští i možnost, aby zaměstnavatel v odůvodněných případech poskytl náhradu za PHM v cizí měně na základě prohlášení zaměstnance o skutečně vynaložené ceně PHM a důvodech nedoložení příslušného dokladu.
Pokud zaměstnanec nepožaduje náhradu PHM v cizí měně, lze za kilometry ujeté v zahraničí poskytnout náhradu v české měně (např. s využitím vyhlášky MPSV).
NahoruVeřejné dopravní prostředky
V případě, že se zaměstnanec na základě rozhodnutí zaměstnavatele bude přepravovat prostředky hromadné přepravy (např. autobusem, vlakem, letadlem, lodí taxíkem apod.), doloží zaměstnavateli při vyúčtování jízdenky, letenky, lodní lístky nebo jiné doklady, které budou cenu jízdného prokazovat. Pokud zaměstnanec příslušný doklad ze závažných důvodů nedoloží, může mu zaměstnavatel příslušnou částku dle svého uvážení proplatit (§ 185 ZP). Jedná se však o výjimečné plnění, ke kterému zaměstnavatel není povinen.
Zaměstnanec společnosti Alfa, s. r. o., pan Nový vykonal podle pokynů zaměstnavatele pracovní cestu…
